Dieser Artikel ist ein Gastartikel von Veronika Rothschild.
Projektmanagement verstehen und vereinfachen
Immer mehr Unternehmen organisieren ihre Arbeit in Projekten. In diesem Artikel wird der Frage nachgegangen, warum das so ist und wie Sie Ihr Projektmanagement einfacher gestalten können.
Gute Chancen für Freelancer
Projektmanagement ist ein Begriff für den gesamten Ablauf eines Projekts von der Definition desselben bis hin zum seinem Abschluss. Auch Freelancer arbeiten oft in Projekten. Ob als Interimsmanager oder freiberuflicher Projektleiter – hier gibt es für Freischaffende viele Betätigungsfelder. Denn immer mehr Unternehmen wissen gerade die Kompetenzen eines Außenstehenden zu würdigen.
Warum eigentlich Projekte?
Projekte werden in Unternehmen oft deswegen organisiert, damit Aufgaben gebündelt werden können, Verantwortlichkeiten zugeordnet werden und zeitliche Rahmenbedingungen geschaffen werden, in denen die im Projekt zu erledigenden Aufgaben abgearbeitet werden. Projekte bieten Ihnen auch eine Möglichkeit, die Routine des Arbeitsalltags zu unterbrechen und sind für Sie als Angestellte eines Unternehmens eine Möglichkeit, sich mit ihrem Unternehmen immer wieder neu zu identifizieren. Zudem ist es für ein Unternehmen natürlich sehr interessant, wie ein Mitarbeiter mit neuen Aufgaben in einem Projekt umgeht. Denn dies sagt viel darüber, wofür er noch einsetzbar sein könnte.
Die Vielschichtigkeit von Projekten
Der Verlauf eines Projekts gliedert sich normalerweise in vier Phasen: Definition, Durchführung, Controlling und Abschluss. Jede Phase benötigt Menschen, die dafür verantwortlich sind und Tools, mit denen Aktivitäten innerhalb des Projekts koordiniert werden oder Projektdaten erfasst werden. Projekte können von mehreren Teams innerhalb eines Unternehmens oder auch als Kooperation mit anderen Firmen durchgeführt werden.
Nicht nur fachliche Kompetenz
Gesteuert werden Projekte von einem Projektmanager, der die am Projekt beteiligten Personen (Durchführende, Controller, Zuständige für das Berichtswesen etc.) berät, ihre Aktivitäten koordiniert, Aufgaben vergibt und letztendlich das Projekt abnimmt und die Berichte und Analysen auswertet. Seine Aufgabe ist es auch, die Ergebnisse anderen Abteilungen oder der Geschäftsführung vorzustellen.
Bei der Auswahl eines Projektleiters sind aber neben dem fachlichen Knowhow persönliche Eigenschaften zu beachten, die ihn dazu befähigen, Mitarbeiter oder gesamte Teams zu führen. Sehr wichtig hierbei ist Erfahrung und keine Scheu vor Konflikten.
Dabei sollten Konflikte nicht als Probleme, sondern als Aufgaben verstanden werden, die ein Team voranbringen können. Konflikte können auch Schwachstellen im Projekt aufzeigen, wie zum Beispiel Arbeitsüberlastung Einzelner oder sich überschneidende Kompetenzbereiche. Ein Projektleiter sollte regelmäßiges Feedback geben und erfolgreiche Arbeitsschritte des Teams loben, um diesem Wertschätzung entgegenzubringen und es zum Erreichen weiterer Projektziele zu motivieren. Weitere Skills eines Projektmanagers sollten Flexibilität und Lernbereitschaft sein, denn jedes Projekt ist anders. Natürlich ist ein ausgezeichneter Projektleiter kein Garant für den Erfolg eines Projekts, aber eine gute Basis.
Das wird noch gebraucht
Für erfolgreiches Projektmanagement gibt es unterstützende Tools, die die Organisation und Dokumentation eines Projekts vereinfachen. Sie umfassen zum Beispiel Templates, Formulare und Checklisten, auf die Sie im Team zugreifen können. Bekannte Tools für das Projektmanagement sind Asana, Scrum, Wrike, um nur einige Softwarelösungen für erfolgreiches Projektmanagement zu nennen.
Mittlerweile geht der Trend vom klassischen Projektmanagement hin zum sogenannten agilen Projektmanagement.
Bei größeren Projekten und zur Entlastung Ihrer Mitarbeiter kann es für Sie wichtig sein, einzelne Aufgaben wie die Kundenkommunikation an Externe zu delegieren. ebuero.de bietet mit seiner Telefonzentrale die Möglichkeit, auch ein großes Anrufvolumen zu meistern – das kann vor allem bei Stoßzeiten wichtig sein.
Darf ich kurz mal stören?
Ein wichtiger Aspekt, um ein Projekt erfolgreich durchführen zu können ist, Störfaktoren zu erkennen, und wenn möglich zu eliminieren. Störungen können Veränderungen von außen sein, die das Budget, Termine oder die Qualität der Ergebnisse beeinflussen. Diese Störgrößen werden im Projektmanagement definiert und sind damit erkennbar oder messbar. Sie führen zu Veränderungen im Projekt oder sogar zum Projektabbruch.
Die Freude nicht vergessen
Projektmanagement ist eine sehr komplexe Aufgabe, die vom Projektleiter eine Menge fachlicher und zeitlicher Flexibilität abverlangt. Doch eines ist sicher: Projekte sollen nicht nur gute Ergebnisse erzielen. Sie sollen Ihnen auch Spaß machen. Der Einsatz von geeigneten Managementtools und eine ehrliche Kommunikation sind dafür unabdingbar. Und wenn Fehler oder Störungen in der Projektarbeit auftauchen, sollte man sie als Lernschritte erkennen, um im nächsten Projekt alles noch besser zu machen.
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Bild im Artikel: ©pixaby.com