Ein wichtiges Thema ist die Tagesplanung.
Hierfür gibt es zwei Extreme.
Entweder planst du gar nichts, lässt alles auf dich zukommen und reagierst dann darauf.
Oder du planst deinen Tag minutiös durch – und bist dann schnell überfordert, wenn dein schöner Plan durch etwas Unvorhergesehenes durcheinander gewirbelt wird.
Die Lösung liegt – wie meistens – irgendwo zwischen Chaos und Perfektion. Wir brauchen das Chaos; Raum für zufällige Begegnungen und Ideen, für Kreativität und Inspiration. Doch ohne ein gewisses Maß an Planung und Ordnung verlieren wir uns hoffnungslos im Chaos.
In der zu diesem Thema veröffentlichen Literatur geht es in der Regel um die Beschreibung von Techniken und Methoden. Ich habe selbst versucht, einige diese Techniken umzusetzen, bin aber kläglich gescheitert.
Allerdings bin ich auch auf einige wirklich gute Techniken gestoßen, die ich weitergedacht, weiterentwickelt und mit den Erfahrungen aus dem Boxen kombiniert habe. Daraus ist in den vergangenen Jahren das von meinen Kunden gerne zitierte „Teege-Seminar“ entstanden.
Flexible Tagesplanung
Beim Wettkampf-Boxen gibt es auf die Nuss! Darüber müssen wir nicht sprechen. Allerdings kann man auch vom Boxen profitieren ohne sich auf die Nuss zu hauen.
Im normalen Büro-Alltag gibt es keine körperlichen Angriffe und niemand will uns auf die Nuss hauen – das hoffe ich zumindest.Dafür haben wir im Alltag mit anderen Angriffen zu tun. Zu den „Angriffen des Alltags“ gehören vor allem Punkte, die Aufmerksamkeit erfordern und von der eigentlichen Aufgabe ablenken.
Dazu gehören externe Ablenkungen wie beispielsweise der moderne Kommunikations-Mix aus E-Mails, Telefon, Push-Nachrichten, Newsfeeds, Social Media-Posts, Intranet, Berichte, Fachzeitschriften und Protokolle.
Hinzu kommen interne Ablenkungen in deinem Kopf. Dazu zählen Gedanken und Gefühle wie
- „Das darf ich auf keinen Fall vergessen.“,
- „Das muss ich noch erledigen.“,
- „Ich fühl mich gestresst.“,
- „Ich bin genervt.“,
- „Das überfordert mich.“
- „Wie soll ich das alles schaffen?“
Natürlich sind mir derartige Gedanken nicht fremd. Früher haben sie mich oft begleitet, heute hat sich das normalisiert, weil ich gelernt habe, nicht nur die sportlichen Boxhandschuhe, sondern bei Bedarf auch die „mentalen Boxhandschuhe“ anzuziehen.
Tagesplanung in Sekunden
Wenn du dir „mentale Boxhandschuhe“ anziehst, geht es um mehrere Schritte: Zunächst erkennst du (d)eine persönliche Grenze. Und genau die setzt du dir dann auch. Und in letzter Konsequenz wirst du sie anderen und vor allem dir selbst gegenüber einhalten.
Wenn du die mentalen Boxhandschuhe über deine Hände streifst, übernimmst du Verantwortung für dein Handeln (und dein Denken). So fällt es leichter, ohne schlechtes Gewissen auch mal „Nein“ sagen zu können, diszipliniert zu arbeiten, dranzubleiben und nicht gleich beim ersten Rückschlag aufzugeben.
Für deine Tagesplanung bedeutet das: Blocke dir ein Zeitfenster von 30 Minuten bis drei Stunden. In „älteren“ Ratgebern heißt dieses Konzept „Die stille Stunde“.
Tagesplanung: Beginne den Tag mit der VIP-Zeit
In modernen Büchern findest du es unter dem Begriff „Deep Work“. Ich nenne es VIP-Zeit. Vielleicht hast du ja einen eigenen Begriff dafür. Im Prinzip ist immer das Gleiche gemeint: Erstens geht es darum, sich von externen Reizen fernzuhalten und alles abzuschalten, das dir Konzentration und Aufmerksamkeit raubt. Telefonate, Mails, Meetings, WhatsApp, Social-Media-Stress; das ist dann absolut Tabu.
Zweitens geht es darum, in dieser speziellen Zeitspanne wirksam zu sein und Akzente zu setzen. Unangenehme Aufgaben, die wir immer wieder vor uns herschieben, werden möglichst zeitnah erledigt. Es geht aber auch darum, Arbeitspakete für langfristige Ziele abzuarbeiten. Und nicht zuletzt brauchen wir Zeit dafür, den Berg unerledigter Aufgaben zum Schrumpfen zu bringen (siehe: Eat that Frog).
Spezielle Tools oder Techniken brauchst du für deine Tagesplanung nicht.Du brauchst Disziplin oder noch besser: Hingabe statt Disziplin.Schritt für Schritt, kontinuierlich das ganze Jahr über. Vielleicht hast du jetzt etwas Spektakuläres erwartet.Doch es ist einfach nur Arbeit!
Ein normaler achtstündiger Arbeitstag lässt sich wie folgt gestalten: Plane zwei Stunden für die VIP-Zeit und sechs Stunden für das Tagesgeschäft ein. Aus eigener Erfahrung empfehle ich, die VIP-Zeit an den Anfang deines Arbeitstages zu legen. Ob von fünf bis sieben Uhr, von acht bis zehn oder von neun bis elf Uhr spielt keine Rolle.
Nach der VIP-Zeit gehört deine Aufmerksamkeit dem Tagesgeschäft. Du beantwortest Mails, führst Telefonate und machst all das, was im Laufe des Tages anfällt. Selbstverständlich kannst du auch diese Zeit optimieren. Wenn du dich dafür interessierst, möchte ich dir gerne nachfolgende Empfehlungen geben. Beschäftige dich mit PowerNaps, SpeedReading, 10-Finger-schreiben, fang an zu delegiern an VPAs, usw.
Das ist nur eine zusätzliche Anregung. Im Normalfall kommst du mit der VIP-Zeit sehr gut durch den Berufsalltag. Inwieweit das gelingt, hängt allerdings von deinen Zielen und deinen eigenen Ansprüchen ab.
Einen Aspekt solltest du keinesfalls vernachlässigen: Nimm dir nach VIP-Zeit und Tagesgeschäft unbedingt Zeit für dich. Tobe dich beim Boxen aus oder sei bei anderen Fitness-, Sport-, Bewegungs- oder Entspannungsprogrammen aktiv. Musik hören, ein Buch lesen oder einem Hörbuch lauschen ist herrlich entspannend, macht den Kopf frei und gibt dir frische Energie für den nächsten Tag.
Fazit
Wenn du dich an die flexible Struktur der Tagesplanung hältst und sie konsequent umsetzt, hast du nach wenigen Wochen weniger Stress, weil du weniger aufschiebst, mehr umsetzt, entspannter arbeitest, gesünder lebst und einfach mehr Energie hast. Wenn das keine Motivation ist!
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Bilder im Artikel Tagesplanung: ©peters