Konzentriert arbeiten - 15 Tipps für mehr Produktivität

Konzentriert arbeiten. Darum geht es in diesem Artikel. Bevor wir einsteigen, möchte ich Ihnen zwei Fragen stellen:

Wer von Ihnen hat schon einmal einen Boxkampf im Fernsehen oder live gesehen?
Wer von Ihnen verfolgt im Alltag Ziele und hat am Arbeitstag mit Stress, Druck und mit Rückschlägen zu kämpfen?

Was fällt Ihnen bei Frage 1 und Frage 2 auf?

Genau. Es gibt Gemeinsamkeiten. Sowohl an Ihrem Arbeitstag als auch in einem Boxkampf haben Sie es mit Zielen, Stress, Druck und Rückschlägen zu tun. Es gibt aber auch Unterschiede. An Ihrem Arbeitstag haben Sie keinen echten Gegner, dafür aber 220 Wettkämpfe im Jahr auszutragen. Das heißt: Sie dürfen…

…sich jeden Morgen neu motivieren,
…Entscheidungen treffen,
….Konflikte und Probleme lösen,
….sich (neuen) Herausforderungen stellen,
….einstecken, können aber auch austeilen,
…vor allem konzentriert arbeiten.

Konzentriert arbeiten – 15 Tipps für mehr Produktivität

1. Ziehen Sie „mentale Boxhandschuhe“ an und sagen Sie „Nein“

Die meiste Zeit sparen Sie, wenn Sie die eine oder andere Aufgabe gar nicht erst zu erledigen haben. Priorisieren Sie Ihre Kern-Aufgaben, definieren Sie Ihre Grenzen und sagen Sie nett und höflich, aber bestimmt „nein“ zu anderen Aufgaben.

2. Flexibilität und Struktur am Arbeitstag

Eine gute Struktur ermöglicht schnelles Arbeiten, weil Sie nicht lange überlegen müssen, was sie wann zu tun haben. Gleichzeitig brauchen Sie eine gewisse Flexibilität, um auf die tagesaktuellen Gegebenheiten zu reagieren. Als Faustformel empfehle ich für einen achtstündigen Arbeitstag zwei Stunden Projektaufgaben (sog. VIP-Zeit, siehe weiter unten) und sechs Stunden Tagesgeschäft.

3. Nutzen Sie Ihre Vorstellungskraft

Reflektieren Sie Ihre Arbeit und visualisieren Sie Ihre Ergebnisse. Das gilt für mehrwöchige Projekte genauso wie für jeden einzelnen Arbeitstag. Welches Ergebnis soll am Ende des Arbeitstages erzielt werden?

4. Bilden Sie Aufgaben-Chunks

Im Tagesgeschäft haben Sie häufig Routine-Aufgaben zu erledigen. Gruppieren Sie Aufgaben gleichen Typs. Sammeln Sie beispielsweise Gespräche und Telefonate, blocken Sie Zeit für die Beantwortung von E-Mails und für Denk-Aufgaben. Arbeiten Sie diese Aufgaben-Chunks systematisch ab.

5. Bewegen Sie sich

Sorgen Sie für regelmäßige Bewegung. In einem bewegten Körper wohnt ein bewegter Geist. Häufig finden Sie bei der Bewegung neue Lösungsansätze oder es eröffnen sich Ihnen neue Ideen und Impulse.

6. Arbeiten Sie ohne (äußeren) Zeitdruck!

Setzen Sie sich bewusst unter Stress und Zeitdruck! Wenn der nächste Termin ansteht, überlegen Sie, wie Sie bereits zwei bis drei Tage beziehungsweise zwei bis drei Stunden vor dem eigentlichen Termin mit Ihrer Arbeit fertig werden können.

7. Machen Sie am Arbeitstag auch mal Pause

Finden Sie eine Balance zwischen An- und Entspannung, zwischen „Kämpfen und Loslassen“. Wenn Sie arbeiten, dann arbeiten Sie! Und wenn Sie Pause machen, dann machen Sie Pause! Verzichten Sie in der Pause auf Social Media, Zeitung lesen oder Zeitschriften blättern. Machen Sie einfach mal nichts. Auch Nichtstun erfordert viel Selbstdisziplin oder eben Hingabe.

8. Nutzen Sie das Highlander-Prinzip

Im Film „Highlander“ heißt es: „Es kann nur einen geben!“ Genauso ist es bei Ihrer Arbeit. Konzentrieren Sie sich nur auf die eine Aufgabe – und vergessen Sie Multitasking.

9. Verschaffen Sie sich einen Überblick

Schauen Sie sich zuerst das Jahr, den Monat, die Woche oder den Arbeitstag komplett an: Was wollen Sie in diesem Zeitraum erreichen? Welche Ergebnisse wollen Sie erzielen? Welche Termine liegen an und welche Fristen sind einzuhalten? Welche Aufgaben und Tätigkeiten haben die höchste Priorität? Machen Sie sich klar, warum und wozu Sie diese Aufgaben erledigen.

10. Äußere Klarheit schafft innere Klarheit

Befreien Sie Ihren Schreibtisch von unnötigem Ballast und sorgen Sie dafür, dass Sie Platz haben. Nichts lähmt das Arbeiten so sehr als Mangel an Platz und zu viele Dinge, die Ihren Fokus stören und Sie abschweifen lassen.

11. Zeitfresser / Zeitdiebe

Reflektieren Sie Ihr Arbeitsverhalten regelmäßig. Welche Aufgaben, Tätigkeiten, Situationen und Personen „rauben“ Ihnen Zeit und wie können Sie das künftig anders lösen?

12. „Wer schreibt, der bleibt“

Schreiben Sie Ihre Aufgaben auf, aber nicht in Form einer To-do-Liste, sondern als Kalendereintrag!

13. SpeedReading

Wenn Sie am Arbeitstag viel zu lesen haben oder gezielt Wissen aufnehmen wollen, empfehle ich SpeedReading. Dabei handelt es sich um eine Lese- und Lerntechnik, mit der Sie schnell und effektiv die wesentlichen Informationen aus großen Textmengen filtern können. Mit den SpeedReading-Seminaren habe ich mein erstes Geld in der Weiterbildungsbranche verdient. Schauen Sie bitte hier

14. Textbausteine

Wenn Sie viel zu schreiben haben, nutzen Sie Textbausteine. Textbausteine sind individuell vorgefertigte Texte / Satzfragmente, die bei Bedarf in den Text eingefügt werden. Empfehlung: Textexpander.

15. VIP-Zeit – der Power-Start in den Arbeitstag

Die VIP-Zeit ist ein Zeitblock für langfristige, komplexe, schwierige, anstrengende oder unangenehme Aufgaben. In dieser Zeit brauchen Sie Ruhe und Konzentration, um Fortschritte zu erzielen. Diese Zeit müssen Sie wie ein Löwe gegen Ablenkungen verteidigen! Meist findet die VIP-Zeit frühmorgens noch vor dem Tagesgeschäft Anwendung.

Fazit

Das waren 15 Tipps, wie Sie Ihren Arbeitsalltag noch erfolgreicher gestalten können. Reflektieren Sie Ihr Arbeitsverhalten, ziehen Sie mental die Boxhandschuhe ein und schützen Sie sich vor Ablenkungen, in dem Sie sich auf Ihre Fortschritte fokussieren.

Ihnen hat der Blog-Artikel gefallen?

Dann tragen Sie sich jetzt in den Newsletter von Christoph Teege ein. Sie bekommen dann per Mail jeden Blog-Artikel, Neuigkeiten und das E-Book “Selbstbehauptung und die Kunst, Ziele gesund zu erreichen”.